Caso de estudio: Herald Office Solutions
130 años de historia listos para escalar
Hay empresas que llevan décadas operando sobre un software que nadie quiere reemplazar. No porque sea obsoleto o ineficaz, sino porque funciona, porque el negocio vive adentro y porque reemplazarlo significaría perder también el conocimiento operativo de la organización. Herald Office Solutions es una de esas empresas. Toda su operación se apoyaba en un método que nunca iba a ser reemplazado, porque empezar de cero simplemente no era una opción.
Hoy, en su quinta generación de propiedad familiar y con más de un siglo de experiencia como respaldo, Herald conoce su negocio en profundidad. Mobiliario corporativo, insumos de trabajo, diseño de espacios, tecnología, impresión y servicios de limpieza se integran en una propuesta integral que atiende desde pequeñas organizaciones hasta grandes empresas y organismos públicos.
La metodología no era el problema.
El problema era lo que no podía hacer por sí sola.
Cuando los datos dejan de alcanzar
Cuando una empresa crece, la complejidad no avisa. Aparece de a poco en cada área, hasta que un día el método que sostuvo el negocio ya no alcanza para dar una visión unificada de la operación.
Desafíos de Herald en 2020:
Fabricación y logística de mobiliario
Los proyectos de armado de oficinas —con docenas de ítems, múltiples proveedores y confirmaciones de entrega— exigían un nivel de trazabilidad de punta a punta que el sistema existente nunca había sido diseñado para ofrecer.
Finanzas
Las cuentas por cobrar requerían una visibilidad centralizada que el ERP no podía ofrecer.
Atención al cliente
Cada interacción con un cliente requería un registro completo y un historial accesible para poder dar una respuesta precisa y a tiempo.
Dirección ejecutiva
El seguimiento de performance de toda la compañía dependía de planillas de Excel desconectadas entre sí.
Los datos existían. El sistema funcionaba.
Pero la información no se transformaba en inteligencia operativa.
El trabajo de campo no se reemplaza con un brief
Cuando Herald y Axis Human empezaron a trabajar juntos, la decisión de fondo se tomó rápido: digitalizar la operación de la compañía.
Lo que siguió fue mucho más que un proyecto de software. Fue un proceso de inmersión: el equipo de Axis Human viajó a las oficinas centrales de Herald, recorrió sus depósitos y trabajó junto a cada uno de sus departamentos.
Eso permitió entender cómo se mueve una entrega de mobiliario en el mundo real, cómo trabaja un representante de Atención al cliente y qué necesita ver un gerente en sus tableros de control para tomar decisiones.
La plataforma The Greenway fue el resultado de un relevamiento minucioso en el que departamentos enteros contaron cómo trabajaban. Eso le permitió al equipo técnico conocer la operación de Herald de primera mano y diseñar e implementar un software construido específicamente alrededor del negocio.
El proyecto se encaró como una transformación estratégica y cultural, no como un parche tecnológico.
The Greenway
Fabricación y logística
Trazabilidad de punta a punta en cada proyecto de instalación. Visibilidad completa de cada orden y cada ítem, desde la compra hasta la confirmación de instalación en destino.
Clientes y reportes
Información del cliente centralizada y navegable, con cuentas por cobrar, facturación, registros de clientes y pedidos pendientes.
Historial de interacciones
Un historial unificado de interacciones, organizado por cliente y por departamento.
Inteligencia de ventas
Business intelligence de ventas, costos, márgenes y ganancia bruta, con drill-down por producto, SKU y ubicación.
Tableros ejecutivos
Objetivos claramente definidos y seguimiento de performance de toda la compañía, con visibilidad unificada en toda la organización.
Tablero de proyecto
Compra de ítems, logística de entregas y programación.
Herramientas de ventas
Inteligencia de ventas, analítica con drill-down, comparativas de períodos y funcionalidades avanzadas de BI.
Rendimiento de equipos
Seguimiento de métricas del equipo e información clave sobre el rendimiento individual.
Registro de llamadas
Monitoreo de estado, gestión de participantes, notas detalladas y asignación de tareas.
Embudo de ventas
Seguimiento del estado de los prospectos (leads) y gestión del embudo de conversión.
Pantalla 1 de 5: Tablero de proyecto
Lo que cambió
Trazabilidad completa
La trazabilidad de punta a punta en las entregas de mobiliario le dio a Herald visibilidad completa sobre cada orden, desde la compra hasta la confirmación de entrega final.
Información a mano
Los equipos de Finanzas y Atención al cliente pasaron a tener acceso inmediato a información completa y centralizada.
Decisiones en tiempo real
El seguimiento de performance, antes disperso en planillas de Excel, se convirtió en una fuente de verdad compartida para toda la organización.
Herald sigue creando valor fiel a su legado, ahora con mayor agilidad e inteligencia operativa. Eso no sucede simplemente porque una empresa adopte tecnología nueva. Sucede cuando el compromiso con el crecimiento es genuino y el partner tecnológico es capaz de convertir esa visión en realidad.
En Herald definimos una alianza como una relación entre dos partes que se potencian mutuamente. En Axis encontramos un verdadero partner. Los hombres y mujeres de su equipo, en muchos aspectos, se sintieron más como empleados y miembros de nuestro propio equipo que como proveedores externos. Son verdaderos amigos y estamos agradecidos por la relación que construimos con ellos. La plataforma que construimos juntos es extraordinaria, e hicieron un trabajo excepcional junto a nuestro equipo para entender nuestros procesos y desarrollar un sistema de software hecho a la medida de nuestra gente.
Si estás considerando una alianza con Axis Human, estaré más que encantado de tener una llamada para contarte cómo ayudaron a nuestra organización.
Myers Jordan
CEO · Herald Office Solutions
